La personne en charge de la gestion administrative a pour missions d’assister les consultants formateurs dans leur travail et assurer le secrétariat du cabinet.
Le poste est à pourvoir en CDD dans la perspective d'un CDI.
Missions principales
- Secrétariat :
· Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, stagiaires, sous-traitants, fournisseurs…
· Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités.
· Trier, dispatcher, et traiter le courrier.
· Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents.
· Enregistrer et répondre aux demandes des collaborateurs.
· Gestion des déplacements.
· Aide à la réalisation de certaines tâches dans les projets clients.
- Gestion & suivi des dossiers de formation :
· Traiter les demandes clients, élaboration des devis, conventions, convocations, fiches de présence, et attestations.
· Participer à l’élaboration des réponses aux appels d’offre, des projets de formation spécifiques.
· Assurer le suivi administratif lié à la certification Qualiopi.
- Gestion administrative & comptable :
· Gestion des prestataires externes.
· Facturation, contrôle factures des prestataires et sous-traitants.
· Règlements fournisseurs.
· Relances client.
· Commandes, contrôle de coûts, suivi des contrats et frais généraux.
Missions secondaires et en fonction des compétences de la personne qui sera recrutée
· Co animation de la communication : newsletter, réseaux sociaux, mise à jour du site internet, création d’outils de communication.
· Appui sur des projets évènementiels.
Compétences attendues
· Bureautique & informatique : maitrise de l’outil informatique.
· Communication écrite : rédiger et organiser tout type de documents opérationnels courants, en maitrisant les règles d’orthographe et de grammaire.
· Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’entreprise.
