Assistant(e) administratif(ve) - CDI - H/F - Isère (38)

L’ensemble Un Toit Pour Tous  

Recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) du patrimoine 

en CDI - Temps de travail 100%   

Vous appréciez le travail en équipe, vous souhaitez vous impliquer dans des projets sociaux innovants et intégrer une équipe dynamique dans une structure en croissance, rejoignez-nous !  

L’ensemble UTPT est une organisation composée de 4 structures (3 associations, 1 coopérative solidaire) engagées dans la lutte contre le mal-logement sur le territoire de l’Isère. 

Afin de répondre à cet objectif, Un Toit Pour Tous agit sur les 2 axes suivants, en partenariat avec la Fondation pour le Logement des défavorisé (ex Abbé Pierre) : 

• Développer des solutions concrètes : production de logements très sociaux par acquisition-réhabilitation, gestion de plus de 800 logements très sociaux par l’agence immobilière à vocation sociale, dispositifs d’accompagnement social, expérimentation « logement d’abord », etc 

• Sensibiliser et mobiliser les citoyens et partenaires et interpeller les décideurs pour une meilleure prise en compte des droits et la mise en œuvre de politique de lutte contre le mal-logement. 

L’ensemble UTPT compte 42 salariés et une centaine de bénévoles actifs. Les 4 structures forment une Union économique et Sociale fonctionnant avec une politique RH commune. 

Parmi ces 4 structures, la coopérative foncière solidaire “Un Toit Pour Tous - Développement”, structure de Maîtrise d’ouvrage d’Insertion (MOI) dont les associés majoritaires sont le bailleur social Pluralis et l’association Un Toit Pour Tous, a pour mission d’acquérir et gérer des biens immobiliers. Fin 2023, la coopérative possédait 496 logements, dont 468 confiés en gestion à Territoire AIVS, l’agence immobilière à vocation sociale. Ces logements sont dispersés dans le dans le tissu urbain, répartis dans 280 copropriétés privées (et 23 monopropriétés) et, ainsi, participer à la mixité sociale. 

Le service Développement et Patrimoine est en charge d’acheter et rénover des logements. De fait, il est en charge du suivi du patrimoine de la coopérative et de son développement (25 logements nouveaux produits par an). L’objectif est de maîtriser, en interne, les compétences des métiers de la production immobilière et de l’entretien du patrimoine. 

L’association souhaite progressivement augmenter la production à 35 logements par an dans les prochaines années. Dans ce cadre l’assistante administrative doit apporter un appui administratif au montage d’opérations de production de nouveaux logements et à l’entretien du patrimoine, notamment dans le suivi de nos biens en copropriété. 

La composition du service : 

Le service Développement et Patrimoine est composé de 9 forces vives qui œuvrent pour atteindre les objectifs fixés sur la production de logements et l’entretien du patrimoine : 

Le poste à pourvoir : 

L’assistant(e) administratif(ve) du patrimoine exerce des missions administratives et de coordination pour le service maitrise d’ouvrage. Il/Elle co-pilote l’activité administrative du service Développement et Patrimoine en binôme avec l’Assistante Administrative et technique MOE afin d’assurer une veille et une cohérence dans l’ensemble du service. 

Il/elle est rattaché(e) hiérarchiquement au responsable du service maitrise d’ouvrage.  

Le (la) assistant(e) administratif(ve) du patrimoine exerce son temps au profit du service Développement et Patrimoine afin d’apporter des réponses aux besoins nés du mal-logement dans une organisation dynamique et collective qui s’articule autour de la gestion patrimoine et du montage d’opérations. 

 Le poste se caractérise par de nombreuses interactions :  

• Rôle d’interface entre les interlocuteurs internes (Agence AIVS, bénévoles, service comptabilité, équipe MOE...)  

• Multiples interactions avec des prestataires ou partenaires externes (syndics de copropriété, entreprises, BE, conseil syndical, mécènes, assurance...). 

Vos Missions principales :  

Assurer la coordination des échanges avec les syndics de copropriétés dans lesquels la coopérative a des logements 

• Être l’interlocutrice privilégiée des syndics de copropriétés 

• Suivre les décisions des assemblées générales, en matière de travaux : organiser la collecte de données et anticiper les besoins 

• Participer au AG en présentiel ou à distance si nécessaire  

• Coordonner les réunions et le suivi du groupe de bénévoles AG copro et être force de proposition pour utiliser la compétence de ce collectif au bénéfice de l’organisation 

• Alerter sur les décisions des copropriétés qui pourraient avoir un impact sur le patrimoine ou les occupants 

• Garantir le suivi, la mise à jour et la fiabilisation des données des copropriétés 

Assurer le traitement de la Taxe foncière : 

• Gérer le suivi de la taxe foncière sur le logiciel WIM : réclamations, déclarations, demandes d’exonération, reporting...  

• Coordonner les liens avec les fournisseurs 

• Piloter l’outil WIM 

• Produire des analyses de la Taxe Foncière 

Apporter un soutien à la Chargée d’opérations immobilières Sociales dans le montage d’opérations de production de nouveaux logements et/ou de réhabilitation du parc existant : 

• Appui à la vie du Groupe de bénévoles d’Appui et de Soutien Technique  

• Réaliser les dossiers de financements 

• Effectuer les demandes de prêts 

• Assurer les demandes d’agrément de logement social et APL 

• Mettre à jour des outils de procédures  

Apporter un appui administratif dans la gestion du patrimoine : 

• Rédiger, mettre en forme, envoyer et assurer le suivi de documents : courriers, notes, tableaux, ordre du jour, compte rendu de réunion et diffusion.  

• Organiser des réunions.  

• Assurer le suivi des dossiers d'assurance : gros sinistres, contrat d’assurance… 

• Fournir les éléments nécessaires aux enquêtes pour rendre compte de l’activité du service. 

• Préparer et suivre les consultations dans le respect de la réglementation dans l'établissement des marchés nécessaire à l’entretien du patrimoine  

• Appui à la Responsable Maîtrise d’ouvrage dans la stratégie de gestion du patrimoine immobilier diffus 

Votre profil :  

• Être titulaire au minimum d’un BTS ou équivalent 

• Expérience de 4 ans sur un poste similaire  

• Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe et en transversalité 

• Rigueur, respect des procédures et sens de l’organisation 

• Aisance dans les démarches administratives et la rédaction 

• Connaître le fonctionnement d’une copropriété et le domaine de la maîtrise d’ouvrage 

• Autonomie dans son travail, gestion du temps et des priorités 

• Maîtrise parfaite de l’informatique et des outils bureautiques 

• Capacité d’adaptation, réactivité, disponibilité 

Spécificités du poste : 

Déplacements occasionnels (secteur GAM/CAPV/CCG) 

Mise à disposition d’un ordinateur portable et d’un téléphone professionnel  

Ce poste est basé à Echirolles (parking sécurisé, arrêt de tram A Les Granges), en contrat à 35h hebdomadaires (plages fixes 9-12H et 14-16H + plages mobiles). Aménagement horaires envisageable.  

Date de démarrage : mars 2025  

Rémunération : selon expérience et convention collective PACT ARIM, à partir de 2 203 € brut mensuel pour un plein temps + participation employeur Mutuelle et Prévoyance + tickets restaurant (8.5€) + 13ème mois à partir de 24 mois de présence + budget participatif des salariés  

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