Gestionnaire : administratif, finances, logistique et vie associative - CDD - H/F - Isère (38)

La structure

Association, loi 1901, le PARN œuvre depuis plus de 30 ans pour la recherche et la prévention des risques naturels dans les Alpes. A l’interface entre sciences et décision, le PARN collabore et accompagne à la fois les chercheurs et les territoires pour une meilleure compréhension et une meilleure réponse face aux risques naturels à travers les démarches de Gestion Intégrée des Risques Naturels. L’évolution croissante des risques sous l’effet du changement climatique est un enjeu majeur qui guide aussi le projet de l’association. La gouvernance de l’association est assurée par son Conseil d’Administration qui regroupe ses neuf organismes membres et le Bureau. L’équipe salariée est constituée de six membres : une directrice, une assistante de direction, trois chefs de projet et un chargé de mission en CDD. 

Contexte associé au poste

CDD pour remplacement d’une salariée en congés de formation à partir du 1^er septembre 2024 jusqu’au 27 juin 2025. Tuilage d’accompagnement à la prise de poste à partir du 26 août.

Missions, sous la supervision et en lien étroit avec la directrice

Véritable pivot du fonctionnement de l’association, vous êtes en appui direct à la directrice sur tous les sujets qui ont trait à la gestion administrative, financière et logistique de la structure et ses activités. Vous êtes proactif.ve et force de proposition au sein d’une équipe dynamique sur des sujets très variés au quotidien, au cœur d’une thématique aux enjeux majeurs pour les territoires de montagne :

1. Gestion administrative de l’association

• Organisation des réunions des instances de Gouvernance (AG, CA, réunion de Bureau)
• Gestion des tâches de gestion quotidienne de l’association (suivi du courrier, interface téléphonique et d’accueil…)
• Appui au montage et au suivi des dossiers de subventions
• Suivi et sécurisation des justificatifs comptables en lien avec le cabinet comptable
• Traitement et suivi des demandes et retour de missions de l’équipe
• Archivage des documents et justificatifs

2. Gestion financière de l’association

• Appui à la création et suivi du budget prévisionnel de l’association
• Suivi financier mensuel : rapprochement bancaire, suivi des dépenses de personnel, mise à jour du plan de trésorerie, mise à jour des tableaux de suivi financiers par projet
• Facturation et paiement des fournisseurs
• Amélioration des outils de suivi financier

3. Appui à la gestion des ressources humaines

• Interface avec les organismes sociaux et de prévoyance : Mutuelle, OPCO, URSSAF, …
• Suivi des congés et récupérations ainsi que tous les éléments pour la préparation des fiches de paie

4. Appui à la mise en œuvre de la stratégie de communication

• Coordination de la rédaction du rapport d’activité et autres outils de communication externe (ACTES de la journée annuelle, brochure, etc.)
• Interface avec la prestataire graphiste

5. Appui logistique et événementiel

• Organisation logistique des événements phares du PARN : Journée annuelle, Journées techniques, séminaires
• Communication auprès des participants : invitation, suivi des inscriptions, …
• Lien avec les prestataires : hébergement, restauration, transport.
• Gestion des locaux : équipement, matériels, etc.

Profil recherché

Compétences :

• Expérience et expertise en comptabilité et gestion
• Appétence pour la vie associative et connaissance du fonctionnement d’une association
• Connaissance des collectivités territoriales, de l’administration publique et de la structuration et fonctionnement de la recherche
• Excellente maitrise de la suite logiciel Microsoft Office, en particulier d’Excel
• Maîtrise d’outils de communication : Indesign, Canva
• La maîtrise du logiciel Access est un plus

Qualités :

• Organisation et rigueur
• Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers en même temps
• Capacité d’adaptation, capacité de travail en autonomie et en interface régulière avec la direction et l’équipe
• Qualités rédactionnelles
• Intérêt pour les thématiques traitées par l’association : prévention et gestion des risques naturels, environnement montagnard, impact du changement climatique en montagne.

Conditions d’emploi

• Type de contrat : CDD 10 mois avec possibilité de CDI
• Temps de travail : 35h temps plein, période d’essai de 2 mois.
• Rémunération selon profil et expérience (convention collective SYNTEC)
• Lieu de travail : siège de l’association, campus universitaire de Grenoble – possibilité de télétravail un jour par semaine à compter de 3 mois d’exercice.
• Prise de poste : le 26 août 2024