Le CCAS de Grenoble recrute un.e Secrétaire CAI - Grenoble (38)

Direction / Service : CENTRE D'ACCUEIL INTERCOMMUNAL Catégorie : Catégorie B Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux Fonction : Secrétaire CAI Quotité du poste : 100.00% N° de poste : 31580  

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des partenaires de l’action sociale. Il anime une action de prévention et de développement social. Il est engagé dans l’accueil et l’accompagnement de la vulnérabilité, de la précarité et de la santé.

Son action s'inscrit autour de 3 axes stratégiques :

• Placer l'usager-ère au cœur des services

• Renforcer le partenariat du CCAS

• Faire de nos établissements des lieux de vie

Ces axes stratégiques renouent avec des principes simples qui animent l'action sociale depuis toujours.

Rattaché au pôle Hébergement et Santé, la Direction Lutte contre la Pauvreté et la Précarité gère 2 Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale et un service de Lits Halte Soins Santé (LHSS). Le Centre d’Accueil Intercommunal (CAI) CHRS d’urgence de 87 places, les 6 places LHSS et le foyer Henri Tarze, CHRS d’insertion de 52 places dont 39 en collectif sont implanté sur le même site.

L’organisation de l’établissement prévoit 2 postes de secrétaires à l’échelle du site. Le CCAS recrute un.e secrétaire à temps plein pour le CAI et les LHSS.

Le CAI accueille « toute personne sans abri en situation de détresse médicale, psychique et sociale […] » (art. L. 345-2-2 du CASF). Il déploie une offre de 87 places pour du public d’hommes isolés, de femmes isolées, et de familles, de tout âge, orientés par le 115. 4 places sont dédiées aux femmes et enfants victimes de violence. Au-delà de l’hébergement bienveillant et soucieux de la sécurité et du bien-être des personnes, le projet d’établissement du CAI est fondé sur la mission d’accompagnement social global, l’objectif étant, pour chaque ménage, de travailler sur l’ensemble des problématiques rencontrées en vue de l’accès à une solution de sortie adaptée.

Le CAI assure la gestion de 6 places LHSS. Les LHSS sont chargés d’offrir une prise en charge médico-sociale aux personnes sans domicile dont l’état de santé, sans nécessiter une hospitalisation, n’est pas compatible avec la vie dans la rue. Ce dispositif assure une prise en charge sanitaire et sociale des personnes dont l’absence de domicile empêche une prise en charge satisfaisante de leurs problèmes de santé, et évite soit une rupture dans la continuité des soins, soit une aggravation de l’état de santé. Les 6 lits du service sont installés sur le site du CAI.

Sous la responsabilité du Responsable de Service, et en étroite collaboration avec l’adjointe de direction, le-la secrétaire sera principalement chargé-e de :

• Garantir un accueil de qualité à toute personne interpellant le service ;

• Transmettre une information ajustée aux différents interlocuteurs (résidents – professionnels – direction – services ressources du CCAS) ;

• Apporter un soutien au Directeur et à l'Adjointe de Direction, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers, afin d’optimiser la gestion de l’activité des services ;

• Assurer des missions de suivi administratif : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge

• Assurer les missions supports : logistique, achat, comptable et RH ;

• Apporter un soutien à l’ensemble de l’équipe pour l’accueil des visiteurs et des partenaires.

• Accueil physique et téléphonique de qualité :

• Renseigner les interlocuteur-rices, ainsi que les résident-e-s, et orienter si nécessaire vers les personnes compétentes ;

• Accueillir les partenaires et les fournisseurs ; faire visiter les locaux au besoin ;

• Assurer l’interface entre les interlocuteur-rices et les membres du service ;

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers en priorisant les urgences.

• Traitement de l'information :

• Rédiger et mettre en forme tous types de documents : courriers, comptes rendus de réunions, rapports, dossiers administratifs (mise en forme et rédaction en lien avec l’équipe et la direction) ;

• Collecter, analyser et diffuser l’information aux personnes concernées, prioriser les urgences ;

• Organiser et assurer le classement et l’archivage des documents ;

• Prendre des notes avec esprit de synthèse ;

• Réaliser, concevoir différents supports de communication (brochures, affiches, guides).

• Suivi des outils de planification internes :

• Actualiser l’agenda du service, les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;

• Communiquer les rendez-vous aux professionnels dans les agendas informatiques ;

• Tenir à jour le planning d'utilisation des véhicules affectés au site en lien avec la secrétaire du CHRS.

• Suivi administratif :

• Renseigner les différents logiciels de suivi de l’activité (SIAO, Héra, DDCS) ;

• Renseigner les tableaux de bord d’activité ;

• Tenir à jour de différents fichiers sur l’état des places et le taux d’occupation, saisir les mouvements de résidents dans les logiciels et outils dédiés ;

• Participer à l'évolution des procédures d'organisation en mettant à jour les outils de pilotage efficaces.

• Suivi budgétaire et comptable :

• Assurer le suivi du budget de fonctionnement et d’investissement et réaliser un reporting régulier à la direction ;

• Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement sur le logiciel dédié « Astre » ;

• Participer aux réunions de préparation du budget ;

• Engager les commandes auprès des fournisseurs ;

• Faire le lien avec les référents pour l’inventaire des stocks des produits d’entretien et de la petite alimentation, dans ce cadre préparer des commandes de fourniture ;

• Veiller à une consommation raisonnée des fournitures.

• Suivi des absences et du remplacement :

• Mettre à jour les plannings du personnel avec la direction ;

• Communiquer les données d’absentéisme ;

• Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations validés par la direction ;

• Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « Tempo emploi » dès que nécessaire, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction ;

• Saisir et transmettre les éléments variables de rémunération au service « Tempo Emploi » et au service « Carrières » via les supports papiers et le logiciel Régence.

• Suivi des demandes et intervention techniques :

• Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la direction pour programmer un diagnostic

• Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux en lien avec la direction.

• Participation aux réunions d’équipe :

• Préparer les ordres du jour ;

• Prendre des notes, rédiger et communiquer les comptes rendus ;

• Participer aux réunions d’analyse des pratiques ;

• Participer aux groupes de travail.

• Participation à l’élaboration de rapports et bilans :

• Extraire et communiquer les éléments chiffrés des rapports d’activité ;

• Compiler et transmettre les éléments demandés pour les bilans ;

• Mettre en page les documents pour validation par la direction.

• Technique de secrétariat

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel – Word – Libre office

• Prologiciel (accompagnement et formation possibles) : Régence – Netsoins – Millésime – Astre – Gimaweb

Qualités requises pour travailler auprès de publics hébergés en CHRS d’urgence :

• avoir de bonnes dispositions relationnelles

• savoir prendre du recul et de la distance professionnelle

• bonne gestion de ses émotions

• bonne réactivité

• capacités d’adaptation

• Capacité à travailler en transversalité avec les équipes pluridisciplinaires

• Autonomie dans l’organisation du travail

• Bonne gestion du temps et de l'urgence

• Rigueur organisationnelle et méthodologie

• Esprit de synthèse et d’initiative

• Le CAI et les LHSS sont situés au 12 rue Henri Tarze à Grenoble

• Service fonctionnant 24h/24

• Horaire de travail sur la base de 36 heures par semaine du lundi au vendredi en présentiel

• Rémunération selon le cadre d’emploi, régime indemnitaire, 13ème mois, participation mutuelle et transports.

• Appartenir au Cadre d'emploi des rédacteurs ou être inscrit-e sur liste d’aptitude

• Diplôme BAC+2 requis niveau BTS

• Expérience de 2 à 3 ans souhaitée

• Poste ouvert aux agent-e-s contractuel-le-s remplissant les conditions d’accès au poste

• Candidature à adresser en candidatant à l’offre directement via le portail RH du CCAS de Grenoble avec CV et Lettre de Motivation : https://recrutement-ccas.grenoble.fr/

Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à Monsieur PEYROTTES, Directeur du CAI / CHRS Henri Tarze, ou à Madame GNEMMI, Adjointe de direction au CAI / CHRS Henri Tarze, au 04.76.46.38.79