Le CCAS de Grenoble recrute un.e Secrétaire CHRS Tarze - Grenoble (38)

Direction / Service : CHRS HENRI TARZE Catégorie : Catégorie B Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux Fonction : Secrétaire CHRS Tarze Quotité du poste : 100.00%  

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des partenaires de l’action sociale. Il anime une action de prévention et de développement social. Il est engagé dans l’accueil et l’accompagnement de la vulnérabilité, de la précarité et de la santé.

Son action s'inscrit autour de 3 axes stratégiques :

• Placer l'usager-ère au cœur des services

• Renforcer le partenariat du CCAS

• Faire des établissements des lieux de vie

Ces axes stratégiques renouent avec des principes simples qui animent l'action sociale depuis toujours.

La Direction Lutte contre la Pauvreté et la Précarité organise son action en deux Pôles, le Pôle Hébergement Santé et le Pôle Accueil, Accès aux Droits, Accompagnement regroupant chacun plusieurs établissements ou services.

Le CHRS Henri Tarze accueille des personnes « qui connaissent de graves difficultés, notamment économiques, familiales, de logement, de santé ou d’insertion » en vue de les aider à accéder ou à retrouver leur autonomie personnelle et sociale. » (art. L345-1 du CASF). Il dispose de 53 places dont 39 installées en semi-collectif et 14 dans le diffus au sein desquelles sont accueillies des ménages composés de personnes isolées ou de familles avec enfants, relativement proches de l’autonomie et qui peuvent bénéficier d’un accompagnement au quotidien dans le cadre semi-collectif d’un CHRS.

L’objectif de la structure est d’accompagner les personnes accueillies dans le cadre de leur projet de vie vers le logement durable et vers un mode de vie stable favorisant leur épanouissement personnel.

Fin 2021, le CHRS HT a ouvert 6 places complémentaires dédiées à des femmes victimes de violence avec ou sans enfants en insertion (portant la capacité du CHRS à 53 places).

De plus, un dispositif de 22 mesures d’Intermédiation Locative est déployé depuis la fin de l’année 2022.

Sous la responsabilité du Responsable de Service, et en étroite collaboration avec l’adjointe de direction, le-la secrétaire sera principalement chargé-e de :

• Apporter un soutien aux Responsables, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers, afin d’optimiser la gestion de leurs activités ;

• Être une personne ressources, savoir trouver l’information et la diffuser efficacement ;

• Assurer le suivi des plannings, des enveloppes budgétaires, de la trésorerie et de dossiers spécifiques ;

• Garantir un accueil de qualité à toute personne interpellant le service.

• Accueil physique et téléphonique

• Renseigner les interlocuteur-rices, ainsi que les résident-e-s, et relayer si nécessaire vers les personnes compétentes ;

• Assurer l’interface entre les interlocuteur-rices et les membres du service ;

• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-rice ;

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers en priorisant les urgences.

• Traitement de l'information

• Rédiger et mettre en forme tous types de documents : courriers, comptes rendus de réunions, rapports, dossiers administratifs (mise en forme et rédaction en lien avec l’équipe et la direction) ;

• Collecter, analyser et diffuser l’information aux personnes concernées, prioriser les urgences ;

• Organiser et assurer le classement et l’archivage des documents ;

• Prendre des notes avec esprit de synthèse ;

• Respecter la charte courrier.

• Suivi des plannings et des demandes de remplacement

• Organiser l’agenda, les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service ;

• Recenser les besoins en remplacements, être force de propositions en fonction des urgences, planifier les demandes de congés du service en lien avec le service Tempo Emploi du CCAS ;

• Tenir à jour le planning d'utilisation des véhicules affectés à 4 services en lien avec la secrétaire du CAI ;

• Remplir les états d’heures sur papier et sur logiciel concernant le suivi des de la paie.

• Suivi des tableaux de bord de l’activité du service

• Renseigner les différents logiciels (SIAO, Héra, DDCS) et tableaux de suivi de l’activité, extraire des données statistiques pour les bilans annuels du service ;

• Tenir à jour de différents fichiers sur l’état des places et des occupations ;

• Contribuer à l’amélioration de l’activité en mettant à jour les procédures et en faisant évoluer les outils de pilotage.

• Suivi budgétaire 

• Préparer le budget prévisionnel avec la direction ;

• Suivre des enveloppes budgétaires en lien avec le service finances du CCAS ;

• Réaliser des bons de commandes, factures et suivi sur le logiciel dédié.

• Suivi des demandes et interventions techniques 

• Recenser les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la direction pour programmer un diagnostic ;

• Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux en lien avec la direction.

• Participation aux réunions d’équipe 

• Préparer les ordres du jour ;

• Prendre des notes, rédiger et communiquer les comptes rendus ;

• Participer aux réunions d’analyse des pratiques ;

• Participer aux groupes de travail.

• Régie

• Gestion et suivi d’une régie mensuelle de recettes et transmission à la trésorerie : encaissements, tableaux de suivi, relation avec la trésorerie.

• Qualités requises pour travailler en CHRS

• avoir de bonnes dispositions relationnelles,

• savoir prendre du recul et de la distance professionnelle,

• bonne gestion de ses émotions,

• bonne réactivité,

• capacités d’adaptation.

• Capacité à travailler en transversalité avec les équipes pluridisciplinaires ;

• Capacité à travailler en autonomie ;

• Capacité à prioriser les tâches ;

• Rigueur organisationnelle et méthodologie ;

• Esprit de synthèse et d’initiative ;

• Bonnes capacités rédactionnelles ;

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels (pack office et autres logiciels dédiés à l’activité d’un établissement pour la facturation ; les RH ; les orientations – accompagnement et formation possibles sur les logiciels spécifiques).

• Le CHRS Henri Tarze est situé au 10 rue Henri Tarze à Grenoble ;

• Capacité d’accueil de 53 places : 39 places collectives et 14 places dans le diffus ;

• Service fonctionnant 24h/24h ;

• Horaire sur la base de 36 heures par semaine réalisées en présentiel ;

• Travail du lundi au vendredi ;

• Travail dans un bureau d’accueil en proximité avec les autres professionnels.

Conditions requises pour postuler :

• Appartenir au Cadre d'emploi des rédacteurs ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ;

• BTS Assistant-e de direction ou niveau équivalent souhaité.

• Poste ouvert aux agent-e-s contractuel-le-s remplissant les conditions d’accès au poste

Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à Monsieur Jean-Alexandre PEYROTTES, Directeur du CAI / CHRS Henri Tarze, ou à Madame Véronique GNEMMI, Adjointe de direction au CAI / CHRS Henri Tarze, au 04.76.46.38.79