Secrétaire de direction - DASPE - autre - H/F - Isère (38)

CONTEXTE : 

La DASPE est actuellement la Direction qui compte le plus grand nombre d’agent-e-s du CCAS. La mobilité est encouragée et accompagnée tout au long de la carrière, des formations proposées chaque année. Chaque EAJE porté par le CCAS de Grenoble a pour mission de mettre en œuvre la politique petite enfance de la ville. Celle-ci reconnaît à chaque établissement la capacité de définir son propre projet, dans le respect d’un cadre global.

Les projets d’établissements des 27 EAJE sont disponibles sur le site Grenoble.fr (Lieux publics- espaces petite enfance municipaux). Si vous souhaitez des informations complémentaires concernant le fonctionnement et le projet de la structure, vous pouvez prendre contact directement auprès du-de la responsable.

FINALITES : 

• Assurer, en binôme avec l’autre assistante de direction, l’interface établissements siège des 33 services gérés par la DASPE : 27 Multi accueil et 6 RPE, ainsi que les 5 crèches associatives et 5 LAEP associatifs.
• Assister le Directeur et les directeurs adjoints en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,
• Assurer le 1^er accueil DASPE pour les partenaires et usagers, et les orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente.

ACTIVITES PRINCIPALES : 

» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l’organisation du service

• Assurer la mise jour de l’agenda de la direction sur Outlook,
• Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs
• Prendre en compte et traiter l’ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),
• Organiser les Conseils de crèche en lien avec les secrétariats des établissements,
• Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,
• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,
• Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux  

» Traitement de l’information

• Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l’alimentation et le suivi d’un outil de type chrono
• Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,
• Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,
• Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d’informations et bonnes pratiques
• Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l’arborescence DASPA

» Gestion de dossiers spécifiques

• Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,
• Suivre les conventions de stage, et les consommations de l’enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,
• Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,
• Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,
• Aider à la réalisation des rapports d’activité
• Etre l’interface entre les établissements et services DASPE et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d’évènements ou activités
• Référent Octime
• Référent Astre
• Référent Nouveaux Arrivants

» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).

COMPETENCES : 

• Maîtrise de la langue écrite et orale (style, orthographe, grammaire …),
• Capacités d'analyse, de réflexion et de synthèse,
• Esprit d'initiative,
• Autonomie dans son fonctionnement,
• Confidentialité,
• Rigueur organisationnelle (classement, gestion des priorités),
• Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur et sens relationnel,
• Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel / Power Point…), de l'Internet et de l'Intranet.

CONTEXTE : 

Spécificités du poste :

• Assurer les permanences téléphoniques, par roulement jusqu’à 17h,
• Travailler en binôme.

Connaissances Souhaitées :

• Connaissance des logiciels internes, y compris RH

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER : 

• Appartenir au cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux ou être inscrit sur liste d'aptitude,
• Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté,
• BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.
• Les candidatures d’agents non titulaires (remplissant les conditions d’accès au concours du grade) ne pourraient être étudiées que dans l’hypothèse où le recrutement par voie statutaire s’avèrerait non concluant.