L’Institut de l’Engagement recherchche un.e stagiaire chargé.e d’événementiel - Grenoble

L’Institut de l’Engagement

L'Institut de l'Engagement est une association créée en 2012 pour permettre à des jeunes qui ont révélé leur potentiel lors d'une période d'engagement citoyen, notamment un Service Civique, de construire un avenir ambitieux. L'Institut repère ces jeunes à fort potentiel à l'issue d'une procédure d'admission originale puis leur apporte un accompagnement professionnel individualisé, un parrainage, un soutien financier au cas par cas, les sensibilise aux grands enjeux du monde contemporain, dans une dynamique de promotion. L’Institut de l’Engagement permet à chaque lauréat de franchir les barrières scolaires, culturelles, sociales ou financières et accompagne chaque année 700 jeunes afin de reprendre des études, trouver un emploi ou créer une activité. L'Institut est une association financée majoritairement sur fonds privés. Elle est présidée par Martin Hirsch et dirigée par Quentin Jagorel. Depuis sa création, l’Institut a accompagné plus de 5 000 lauréats, avec un taux de réussite de 90%, année après année. Avec les 350 partenaires et 2 000 bénévoles qui s’engagent à ses côtés, l’Institut forme une nouvelle génération de citoyens responsables porteurs des valeurs d’engagement. Informations détaillées sur le site www.engagement.fr/

1) Mission principale

L’association accueille un-e stagiaire chargé-e d’événementiel pour soutenir l’équipe de l’Institut dans l’organisation d’un double événement :

L’Université de l’Engagement et le Campus de l’Engagement (plus d'informations sur notre site www.engagement.fr, rubrique “nos actions” / vidéo de présentation).

Sur une durée de 6 jours et à destination des lauréats de la promotion de printemps 2023, ce double événement aura lieu du dimanche 25 au vendredi 30 juin 2023 à Autrans dans le Vercors.

L'objectif est de souder la promotion, de muscler le projet des lauréats dans leur parcours et d'éclairer leur envie d'agir par une sensibilisation aux grands enjeux du monde contemporain. Au programme : conférences-débats, ciné-débats, ateliers, visites culturelles et activités… avec l’aide et la mobilisation d’une centaine d’intervenants et d’entreprises partenaires de l’Institut.

Le ou la stagiaire chargé-e d’événementiel a pour mission l’organisation logistique. L’élaboration du contenu des événements relève de la responsabilité de la direction de l’Institut de l’Engagement.

2) Détails de la mission

Le ou la stagiaire sera sous la responsabilité de la Responsable événementiel. Il ou elle travaillera au quotidien avec la Chargée de projets événementiels et en lien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariats et communication et pôle des affaires générales) et participera ainsi aux tâches suivantes :

En amont de l’événement,

- Multimédia et gestion administrative : configurer le site d’inscription et assurer le suivi d’inscriptions des participants (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques) ;

- Communication : créer les outils de communication permettant aux participants d’avoir les informations pratiques (emailings, mise en place de la signalétique, plan, contribution au document programme…),

- Logistique : identifier des prestataires et organiser les transports, l’hébergement, la restauration et les activités des participants

Pendant l’événement,

- Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage

- Coordination sur le terrain : accueil, restauration, hébergement, gestion des flux, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires (avec l’aide d’une équipe bénévoles qui assurent certaines missions).

Post-événement,

- Rédiger le debrief de l’événement ;

- Soutien dans l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et assurer le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.

- Soutien au bilan financier de l’événement, en s’appuyant sur tous les éléments recueillis en amont et pendant l’événement.

Le ou la stagiaire pourra être amené-e, de manière générale, à participer aux différentes tâches liées à l’organisation et à la vie de l’Institut.

L’Institut garde bien en tête l’esprit d’un stage et mettra tout en place pour en faire une expérience formatrice et valorisable auprès de futurs employeurs et/ou établissements de formation. La/le stagiaire aura une maître de stage pour faire des points réguliers qui auront également pour objectifs de permettre une dynamique d’apprentissage permanent.

Compétences et qualités requises

Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.

Capacités et goût pour l’organisation logistique

Sens pratique, autonomie, réactivité, anticipation, rigueur, méthode, bonne compréhension et reformulation des besoins

Savoir travailler en équipe projet

Goût pour les relations extérieures

Maîtrise et pratique des outils numériques et bureautiques, méthodologie de base de données, tenue de tableaux de bord

Bonne communication écrite et orale

Capacités à rendre compte

Lieu de la mission

Le stage est situé dans les locaux de l’Institut de l’Engagement à Grenoble (télétravail occasionnel possible) auprès de la Responsable événementiel. Le ou la stagiaire sera amené-e à effectuer des déplacements occasionnels et participera aux événements qu’il/elle organisera.

Début et durée de la mission

Le stage démarrera idéalement entre mars et avril 2023. Durée de 4 à 6 mois. Temps plein

Gratification légale pour un stage à temps plein de plus de deux mois.