Stagiaire appui événements Grand Sud Est (H/F) - Stage - Grenoble

L’INSTITUT DE L’ENGAGEMENT

www.engagement.fr

L’Institut de l’Engagement a été créé dans la foulée du Service Civique pour permettre à des jeunes qui ont montré leur potentiel pendant une période d’engagement (volontariat, bénévolat), d’avoir un avenir à la hauteur de leur potentiel, quelles que soient leurs origines sociales ou géographiques, quel que soit leur bagage scolaire ou culturel. Il conseille chaque année près de 3000 jeunes dans la structuration de leur projet d’avenir. Parmi eux, il en accompagne 700 (les « lauréats de l’Institut ») et leur permet de reprendre des études, de trouver un emploi ou créer leur activité. Il organise des Universités de l’Engagement (rencontres, ateliers, visites et conférences) pour muscler ses lauréats dans leur projet et les familiariser avec les grands enjeux du monde contemporain.

Depuis sa création, l’Institut a accompagné 5 000 lauréats, avec un taux de réussite de 90%, année après année. Avec les 350 partenaires et 2 000 bénévoles qui s’engagent à ses côtés, l’Institut forme une nouvelle génération de citoyens responsables porteurs des valeurs d’engagement.

L'Institut de l’Engagement est une association financée majoritairement sur fonds privés (budget de l’ordre de 3 M€). Elle est présidée par Martin Hirsch et dirigée par Claire de Mazancourt depuis sa création en 2012. Elle compte aujourd’hui 25 salariés à Paris, Grenoble, Bordeaux et Nancy.

CONTEXTE

L’organisation de l’Institut s’appuie sur 3 délégations en région : Grand Sud Est (GSE) basée à Grenoble, Grand Sud Ouest (GSO) basée à Bordeaux, Grand Nord Est (GNE) basée à Nancy, et une équipe située à Paris. Chaque délégation régionale décline les actions nationales portées par l’Institut et porte et anime des actions spécifiques liées au territoire qu’elle couvre (et qui est constitué de plusieurs régions administratives).

La délégation régionale Grand Sud Est de l’Institut a été créée fin 2014. Elle exerce ses missions en régions AURA, PACA-Corse, et une partie de la région Occitanie.

Au premier semestre 2022, plusieurs événements de l’Institut auront lieu en Grand Sud Est :

• 3 événements lauréats et partenaires en janvier-février : 1 soirée pour les lauréats et partenaires à Grenoble, fin janvier ; 1 journée pour les lauréats et partenaires à Marseille entre fin janvier et février ; 1 journée pour les lauréats et partenaires à Lyon en février
• 1 double événement (cœur de cette mission de stage) : Université de l’Engagement et Campus de l’Engagement (plus d’information sur notre site www.engagement.fr, rubrique « nos actions »), à Autrans dans le Vercors, du 1^er au 6 juillet

Le ou la stagiaire viendra en appui à l’organisation de ces différents évènements, sous la responsabilité de la Déléguée Régionale Grand Sud Est de l’Institut de l’Engagement, en lien avec la chargée de mission évènementielle, et avec l’ensemble des différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariats et communication et pôle affaires générales).

MISSIONS

NB : les missions pourront le cas échéant être adaptées au profil de la personne retenue

En amont des évènements

Pour les événements de janvier-février :

• Appui au suivi des inscriptions et relances des participants
• Appui à l’organisation logistique
• Appui à la conception du programme et à la mobilisation des intervenants

Pour l’événement de juillet :

• Gestion administrative : gérer ou co-gérer le site d’inscription Lyyti (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques)
• Logistique : rédiger les cahiers des charges prestataires, étudier les propositions ; organiser et suivre les transports groupés proposés aux lauréats
• Organiser l’accueil des intervenants, leur faire parvenir les informations logistiques nécessaires

Pendant les événements

Pour les événements de janvier-février :

• Appui à l’organisation logistique le jour J
• Participation à l’animation de certains temps (selon les besoins identifiés et les appétences et compétences du stagiaire)

Pour l’événement de juillet :

• Gestion administrative : gérer ou co-gérer le site d’inscription Lyyti (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques)
• Appui à l’organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage
• Appui à la coordination sur le terrain : accueil, restauration, hébergement, gestion des flux, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires.

Post-événements

• Rédiger ou appuyer la rédaction du débrief des événements
• Contribuer à l’évaluation des événements
• Contribuer au bilan financier des événements

Et aussi

En parallèle de ces missions principales, le.la stagiaire pourra être amené.e à participer ponctuellement à d’autres actions de l’Institut de l’Engagement pendant la période (notamment jurys de sélection des lauréats au mois de mars).

PROFIL

Formation en cours (niveau bac+3 à bac+5) en événementiel et/ou gestion de projets

Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.

Compétences et qualités recherchées

• Capacités d’organisation et d’anticipation
• Capacité à travailler en équipe projet
• Maîtrise des outils bureautiques (compétences en publipostage seraient un plus), méthodologie base de données, tenue de tableaux de bord
• Appétence pour découvrir et utiliser de nouveaux outils informatiques
• Autonomie, rigueur, force de proposition
• Bon relationnel
• Excellente expression orale.

CONDITIONS

Le poste est basé à Grenoble, dans les bureaux de l’Institut de l’Engagement (bâtiment Le Transfo dédié à la jeunesse et à l’Engagement, 1 rue Victor Lastella). Possibilité de télétravail (si souhaité) jusqu’à 2 jours par semaine.

Le.la stagiaire sera amené.e à se déplacer dans la zone d’action couverte par l’antenne « Grand Sud Est » et doit pouvoir être disponible ponctuellement en soirée et parfois en fin de semaine.

Début du stage : idéalement à partir de janvier 2022

Stage de 4 à 6 mois, à temps plein. Indemnité légale