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Présentation de la Régie de Quartier Grenoble
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La Régie de Quartier de Grenoble est une association loi 1901, situé sur les quartiers sud (Villeneuve, Village Olympique, Vigny Musset). Son objectif est de répondre aux besoins exprimés par les habitants en développant avec eux et les partenaires du quartier (collectivités, bailleurs…) des services participant à la gestion et l’amélioration du cadre de vie.
Véritable entreprise, la Régie de Quartier créé de la richesse sur le quartier dans une logique de circuit court.
Projet social, la Régie de Quartier développe des services de proximité, créateurs d’emplois et supports d’insertion pour les habitants du quartier.
Projet politique, la Régie développe des actions créant du lien social et favorisant le « vivre ensemble », dans une logique de développement social , d’innovation et d’expérimentation.
De par son ancrage territorial, la Régie de Quartier s’assure d’une capacité d’expérimentation et d’une réactivité permettant d’être au plus proche des besoins des habitants.
La Régie de Quartier est organisée en 2 pôles :
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Un pôle technique regroupant les activités liées à l’entretien du cadre de vie (nettoyage des parties communes, entretien des espaces extérieurs, collecte d’encombrants, maintenance immobilière, chantier rénovation…)
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Un pôle d’utilité sociale rassemblant les activités de médiation de nuit, d’accompagnement des habitants à la transition écologique, de médiation associative et participation citoyenne , son Tiers-lieu « la Machinerie « en est le principal support .
La Régie de Quartier fait partie du réseau national : le Mouvement des Régies. (www.lemouvementdesregies.org)
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Localisation du poste :Régie de Quartier – 1 rue des Trembles à Grenoble
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Effectif : Environ 70 salariés dont 30 ETP en parcours d’insertion
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Positionnement du poste
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Le pôle « gestion» rassemble les missions d’administration, d’accueil, de comptabilité, de gestion financière et de ressources humaines de l’association. Il comprend également des missions d’appui à la direction. Ces missions sont au service des différents pôles d’activités opérationnelles de la Régie et notamment des responsables de services et encadrants intermédiaires pour les accompagner dans l’exercice de leurs fonctions.
Sous l’autorité de la direction, en particulier à la direction adjointe et au sein d’une équipe composée d’une responsable financière et une gestionnaire administrative et financière, vous avez la charge de l’accueil de l’association.
Présentation du poste :
Vous aurez en charge l'accueil physique, la gestion des appels téléphoniques, et le soutien administratif général. Ce poste est crucial pour maintenir une image professionnelle et accueillante de notre association.
Vos principales missions :
L’accueil physique et téléphonique :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : prise et transmission des messages, tenue du registre d’accueil…
- Informer les habitants, orienter vers les différents services de la Régie ou des partenaires et faciliter le lien avec les intervenants
- Gérer et organiser l’espace d’accueil et salle de réunion : affichage…
Le secrétariat :
- Réaliser un ensemble de tâches administratives et de secrétariat :
- archivage, gestion du courrier, rédaction de courriers simples, compte-rendu, prise de rendez-vous, envoi de convocations, préparation de dossiers, suivi des adhésions, suivi planning de réservation de salle, transmission des informations en interne, tenue des tableaux de suivis…
- en lien avec la responsable financière : gestion des factures fournisseurs (enregistrement et paiements), appui factures clients (relance..), gestion des bons de commandes reçus, reporting client, achats fournitures
- en lien avec la gestionnaire administrative et financière : information 1er niveau sur les congés, suivi des visites médicales (prise de rendez-vous et mise à jour), transmission formulaire de demandes (congés, acomptes..)
- assurer un appui à la conseillière en insertion professionnelle sur l'organisation des informations collectives et tâches administratives ponctuelles
Gestion administrative et logistique :
- Suivi des prestataires intervenants dans les locaux : techniciens pannes, visite sécurité…
- Gestion assurance et sinistre : mise à jour des dossiers et déclaration des sinistres
- Gestion et distribution des EPI : suivi des besoins
- Gestion de la flotte de véhicule : suivi des contrôles techniques, prise de rendez-vous garage..)
- Gestion des déplacements professionnels : réservation hôtels, transports..)
- Gestion des évènements organisées par la Régie : assemblée générale, séminaire : organisation des hébergements, restauration, salle, invitations, suivi des participants, accueil…
- Participation active aux actions ou évènements de la Régie en Quartier.
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Compétences
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- Compétences techniques :
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautiques)
- Bon niveau en gestion administrative
- Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire française
- Capacité à définir des priorités d'action au quotidien, à hiérarchiser les urgences et les échéances
- Capacité d’analyse et d’alerte
- Suivi des procédures
- Compétences relationnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitudes relationnelles
- Gestion des émotions et du stress
- Savoirs être et savoir-faire :
- Fiabilité, discrétion
- Respect de la confidentialité des informations
- Capacité à rendre compte
- Rigueur et sens de l’organisation
- Sens du service
- Réactivité et anticipation
Ce poste nécessite de fortes capacités relationnelles, travaillant en synergie avec l‘ensemble des services de l’association.
- Formation et expérience :
- Niveau BAC à BAC+2 en administration ou gestion.
- Expérience professionnelle souhaité de 2 ans minimum dans un poste similaire.
- Expérience dans le domaine de l’ESS apprécié.
- Conditions de travail :
- Type de contrat : CDD de 12 mois – évolution possible vers un cdi
- Temps de travail : 30h hebdomadaire - évolution du temps de travail possible
- Rémunération : selon la grille des salaires des Régies de Quartier et de Territoire (n°3105)
- Avantages : mutuelle, transport
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